1. Considérations générales
Nous sommes heureux que vous souhaitiez participer à une réunion en ligne de l’entreprise Louis Widmer SA. Nous souhaitons vous informer ci-après sur le traitement des données personnelles dans le cadre des réunions en ligne et en particulier du service de Microsoft Teams (ci-après "Teams").
1.1 Identité et coordonnées du responsable
Louis Widmer SA
Rietbachstrasse 5
8952 Schlieren
Tél.: +41 (0) 43 433 77 00
E-Mail: cpo.ch@louis-widmer.com
1.2 Conditions d’utilisation
Vous pouvez également utiliser Teams si vous recevez l'ID de réunion respective et, le cas échéant, d'autres données d'accès à la réunion par e-mail ou si vous participez via l'app Teams.
Si vous ne voulez ou ne pouvez pas utiliser l'app Teams, les fonctions de base sont également utilisables via une version du navigateur, que vous trouvez également sur le site web pour Teams:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
Dans une réunion en ligne, vous avez également la possibilité de participer en tant qu'invité. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de donner votre nom. Vous pouvez également utiliser un pseudonyme.
Notez également, que les réunions d'équipe ne sont pas toujours possibles avec les navigateurs non pris en charge. Le cas échéant, des restrictions sont possibles, par exemple pour le partage de la caméra, du contenu de l'écran et du microphone.
Vous trouvez autres informations sur les navigateurs pris en charge ici: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/unsupported-browsers
2. Cadre du traitment
2.1 Sources et catégories des données
Nous traitons les données que vous nous avez fournies lors de votre inscription à la formation. Lors de l'utilisation de nos réunions en ligne, différents types de données sont traités. Le volume des données dépend des informations que vous fournissez avant ou lors de la participation à une réunion en ligne.
Lors de l'utilisation active de telles offres, les données des communicateurs sont traitées et mémorisées sur les serveurs des fournisseurs tiers utilisés, dans la mesure où il s'agit de données nécessaires pour le processus de communication.
Les catégories/types de données personnelles pertinentes peuvent notamment être les suivantes:
Catégories de personnes concernées:
Participants (internes/externes) à l'offre en ligne concernée (conférence, réunion, webinaire)
Informations relatives à l'utilisateur:
Nom d'affichage ("Display Name"), le cas échéant adresse e-mail, photo de profil (facultatif), langue préférée.
Types de données:
Données de base (par ex. nom, adresse), le cas échéant pseudonymes, coordonnées (par ex. adresse e-mail, numéro de téléphone), données de contenu (par ex. entrées texte, photographies, vidéos), métadonnées et données de communication (par ex. informations sur l'appareil, adresses IP).
Données d'utilisation et métadonnées:
Date, heure, ID de réunion, numéros de téléphone, lieu
Données textuelles, audio et vidéo sur la base de votre consentement:
Il est possible d'utiliser les fonctions de chat, de questions ou de sondage dans une réunion en ligne. Dans cette mesure, les textes que vous entrez sont traités afin de les afficher dans la réunion en ligne et, le cas échéant, de les consigner. Afin de permettre l'affichage de vidéos et la lecture d’audios, les données du microphone de votre terminal ainsi que celles d'une éventuelle caméra vidéo du terminal sont traitées pendant la durée de la réunion.
Vous pouvez désactiver ou couper le son de la caméra ou du microphone à tout moment via l'interface utilisateur de Teams.
Si vous participez à une vidéoconférence, vous avez aussi la possibilité de définir des effets d'arrière-plan pour pouvoir masquer votre environnement (privé). Ceci pout etre reglé individuellement pendant une vidéoconférence.
Pour savoir quelles données sont collectées par Microsoft Teams en détail et à quel but de traitement, cliquez ici: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
2.2 Buts de traitement
Nous traitons vos données personnelles dans le respect des dispositions de la loi suisse sur la protection des données (DSG [LPD]), ainsi que des autres lois applicables.
Le traitement de vos données sert à la réalisation des réunions en ligne. Cela comprend également le traitement des données de communication (détails de l'utilisateur, données de contenu, données de connexion et données comparables) par l'utilisation d'outils de communication basés sur Internet.
Si nous traitons vos données personnelles dans un but non mentionné ci-dessus, nous vous en informerons au préalable.
2.3 Destinataires
2.3.1 En Suisse
Au sein de notre entreprise, seules les personnes et les services (par ex. département spécialisé, direction, service du personnel) qui ont besoin de vos données personnelles pour la préparation ou la réalisation de la réunion en ligne les reçoivent.
Les données personnelles traitées dans le cadre de la participation à des réunions en ligne ne sont en principe pas transmises à des tiers, à moins qu'elles ne soient précisément destinées à être transmises. Veuillez noter que les contenus des réunions en ligne et ceux des réunions en face à face, servent souvent à communiquer des informations aux clients, aux personnes intéressées ou à des tiers et sont donc destinés à être transmis.
Le fournisseur de Teams prend nécessairement connaissance des données susmentionnées, dans la mesure où cela est prévu dans le cadre de notre contrat de traitement des commandes avec Teams.
2.3.2 Communication de données personnelles à l'étranger
Si nous transmettons des données personnelles à des prestataires de services ou à des entreprises du groupe en dehors de la Suisse, la transmission a lieu conformément à l'art. 16 al. 2, art. 17 al. 1 DSG que dans la mesure où il existe un contrat de droit international public, que des clauses de protection des données ont été conclues entre nous et le partenaire contractuel qui étaient communiquées au préalable au PFPDT, que des garanties spécifiques ont été élaborées par l'organe fédéral compétent et présentées au PFPDT, que des clauses standard de protection des données ont été conclues et que le PFPDT les a préalablement approuvées, délivrées, reconnues, ou que des dispositions contraignantes de protection des données internes à l'entreprise sont applicables qui sont approuvées par le PFPDT.
2.3.3 Aperçu des destinataires
Les destinataires suivants reçoivent vos données dans le cadre du traitement des données décrit ici: Destinataire: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA
État tiers (étranger): la communication à ces destinataires se fonde sur l'art. 16, al. 2 LPD. La garantie appropriée peut être consultée ici: https://docs.microsoft.com/de- de/compliance/regulatory/offering-eu-model-clauses